Работа архивной службы в 2023 году была направлена на выполнение основных задач в области архивного дела: обеспечение сохранности документов, формирование Архивного фонда, комплектование архива делами, отражающими экономическое и социальное развитие Ядринского муниципального округа, всестороннее использование архивных документов.

В отчетный период проведена проверка наличия и состояния архивных документов в количестве 1445 ед. хр. Для улучшения сохранности документов отреставрированы и подшиты 90 дел. На постоянное хранение приняты 1423 ед. хр. управленческой документации. План на 2023 год предусматривал прием 450 ед. хр., фактическое выполнение составило 316 %. Также были приняты 22 ед. хр. по личному составу. Архив пополнился документами 8 организаций-источников. Поступили на хранение 7 фондов личного происхождения. В текущем году работа по их описанию и постановке на учет будет продолжена. Закартонированы 1445 ед. хр. на бумажной основе. Картонирование осуществлялось за счет средств источников комплектования архива. Всего размещены в архивные приспособленные коробки 46854 ед. хр. архивных документов, что составляет 98 %.

На экспертно-проверочной комиссии Минкультуры Чувашии утверждены описи постоянного хранения объемом 3610 ед. хр. (при плане 560), согласованы описи по личному составу 1146 ед. хр. В 2023 году оказана методическая и практическая помощь по делопроизводству 26 организациям – источникам комплектования. Начиная с 2021 года в электронный вид переведены 534 (100%) описи, включая 340 описей, переведенных в 2023 году. В интернете были размещены 434 оцифрованные архивные описи. Работа в текущем году в этом направлении будет продолжена.

В течение года проводилась активная работа по информированию населения и популяризации архивных документов. Так, к юбилейным и памятным датам муниципального округа, архивистами были подготовлены 13 выставок. Уникальные старинные документы, фотодокументы по истории Ядринского края экспонировались в стенах центральной библиотеки, краеведческого музея, на межрегиональном мероприятии, посвященном 100-летию архивной службы Чувашии.

По документам архива подготовлен календарь юбиляров и памятных дат на год. Широко использовались архивные материалы для акции «Ночь в архиве», для проведения экскурсий, уроков, встреч с общественностью. Демонстрировались документы в стенах архива при проведении совещаний с начальниками теротделов и специалистами, встрече с архивистами республики, при приеме ветерана архивного дела. На основе документов подготовлены статьи для Ядринской районной газеты «Знамя труда», сайта муниципалитета, социальных сетей. А их было опубликовано немало.

Читальный зал посетил 31 исследователь. Для работы было выдано 579 документов, 332 ед. хр. – во временное пользование, изготовлены копии 324 шт. Всего за минувший год проведено 131 информационное мероприятие. Общее количество участников информационных мероприятий составило 4400 человек.

Одной из приоритетных задач архивного учреждения по-прежнему является удовлетворение социально-правовых запросов граждан в целях защиты их конституционных прав. В прошлом году были зарегистрированы 1940 запросов, из которых 1487 исполнены с положительным результатом, в том числе 707 тематических запросов. Запросы исполняются оперативно, фиксируются в регистрационных журналах, просроченных запросов нет. Запросы поступают, как от жителей Ядринского муниципального округа, так и от граждан других регионов России.

Работниками архива в 2023 году проведено более 200 консультаций для граждан и представителей организаций по вопросам работы с документами по личному составу в организациях, не являющихся источниками комплектования муниципального архива, по вопросам розыска документов имущественного характера и по личному составу, составления исторических справок организаций, составления запросов в муниципальный архив.

Майя Ильина, главный специалист-эксперт администрации Ядринского муниципального округа